TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ

            Ekip Üyeleri :  

            Ekip Çalışma Konusu    :

            Biz   Gölcük   Vergi  Dairesi Sicil Servisi çalışanları olarak;  otomasyonsuz vergi  dairesi olmamızdan  ve  günden  güne  büyüyen  iş  hacmimizin  artık klasik   kart,   fihrist    ve   defterlerden    izlenmesinin    hizmet      akışını yavaşlattığından   dolayı    müşterimize    hak   ettiği,  çağın  gereği   olan hizmeti    verememenin  ezikliği    içerisindeydik.  Bu  soruna  çözüm bulmak amacıyla;   tüm  sicil  kayıtlarımızı  elektronik ortama  aktarıp   daha  hızlı,   daha  doğru  ve  daha sağlıklı   bir sicil  kaydı oluşturma fikrini hedef aldık.

            Sorunun Nedenleri  :
 

         • Defter  kayıtlarının  çok eski, hatta bazılarının yırtık, ve çok yıpranmış olmaları,

         • Dairemizde ki  vergi  mükelleflerinin   merkezi  sicil kayıtlarından, MTV mükelleflerinin  defter  ve  fihrist kayıtlarından takip edilmesi,

         • Bağ-Kur  ve  benzeri  kurumlarca   istenen  mükellef  sicil  kayıtlarının doğru  ve  sağlıklı   olarak   bulunması  talepte   bulunan    kurumlara ve  müşterilerimize,  merkezi  sicil   kayıtlarının oluşturulmadan önceki kayıtları   ile  sonraki  kayıtlarının birleştirilmemesinden doğan mevcut kopukluk,

 
            Çözüm:

            Bu bağlamda yoklama memurumuz Sayın Muhterem Aslan’ın  girişimleri ve bağlantıları  aracılığı ile    söz konusu  kayıtları   bizim istediğimiz ve bize en çabuk yanıt  verecek  (masa üstü görünümü mevcut)  programı    geliştirip, veri     yüklemelerine    başlanması    Sicil  kayıtlarının   elektronik   ortama aktarılması ve izlenmesi,

         Yukarıda masa üstü görünümü mevcut bulunan programın 100.000 sicil kayıt  kapasitesi ile  söz konusu   kayıtları  izleme,  sorgulama ve filtreleme özelliği mevcut bulunmaktadır. Yukarıda  bulunan  birinci  küçük   kutucuğa Yeni ve Eski sistem Sicil defterlerimizin konumunu belirtmek bakımından  (Y) veya (E)  rumuzunun   belirtilmesi   için düşünülmüş olup,  ancak kullanımda pratiklik sağlaması   bakımından  yalnız yeni kayıtlarımız girildiğinde (Y) harfi yazılmakta, boş olan kutucuğun her zaman eski sicil kaydını ifade ettiği ekip üyeleri tarafından  bilinmektedir. 
 

         Programa  veri  yüklenip,  “kaydet”   tuşlandığında;  daha önceden aynı mükellefe  ait  bilgiler kaydedilmiş   ise “Bu kaydı daha önce girdiniz, tekrar girilsin  mi ?..” diye  uyarı  verdiği  gibi,   yan  pencerede  de   daha   önce kaydedilen  verinin  tamamını görüp,  mükerrer tespit edilen sicil kayıtlarının hangi defter sıra numarasında    birleştirilmesi yönünde ekip  üyesinin  karar vermesinde yönlendirici  olmak

            Sonuç:

         Asgari yüklenmesi  gereken 40.000 kaydın henüz 1/5’i yüklenmiş olmasına  rağmen,   servisimize    büyük  bir  hız  ve   müşteriler   nezninde    prestij kazandırmıştır. Şöyle   ki;  yeni  aldığı  otomobilinin  MTV   kaydını   yaptırmaya gelen bir müşterinin başvurusu anında   bilgisayarımızdan taranarak  önce dairemizde vergi   mükellefi  olup   olmadığı, yine   sistemimizde  mevcut  merkezi  sicil kütüğünde  kayıtlı (Mayıs-2003 sonu itibariyle)   14890 mükelleften biri olup olmadığı  internet bağlantısı olmaksızın tespit edilmekte, mükellef ise hemen defter kayıt  numarası tespit  edilip  ilgili sayfaya    işlenmek suretiyle işlem tamamlanmaktadır.  Mükellef   değilse  daha   önce  MTV  kaydı    bulunup bulunmadığı  anında  tespit  edilip   aynı kaydın üzerine kayıt yapılmaktadır. Bununla   birlikte  yeni kayıtlarda   mükerrer  kayıt  riski  tamamen  minimize edilmekte, eski  kayıtlarda  ise  kayıt  anında  programın  uyarısı  ile   tespit edilen  mükerrer kayıtlar anında birleştirilerek güvenilir ve gerçeğe en yakın sicil kütüğü oluşturulmaktadır.